Viime aikoina mediassa on paljon kirjoitettu työskentelytilojen, erityisesti avokonttoreiden vaikutuksesta työntekijöiden viihtyvyyteen ja työtehokkuuteen. Nämä osittain provosoivat kirjoitukset kuten ”The Open-Office Trap” (New Yorker 7.1.2014), ”Kaikki tutkimukset ovat yksimielisiä siitä, että avokonttorit ovat hirveä idea” (Talouselämä 9.1.2014) ja ”Open-plan offices affect employees’ ability to concentrate, new study finds” (Independent 26.6.2013) ovat kirvoittaneet paljon kirjoituksia ja mielipiteitä keskustelupalstoilla. Ei olekaan ihme, että työskentelytilat herättävät meissä paljon ajatuksia ja intohimoja, vietämmehän me töissä ja toimistoilla edelleenkin arkipäivinä suurimaan osan hereilläoloajasta. Työskentelytilojen käyttömäärään nähden, niistä puhutaankin yllättävän vähän. Myöskin työskentelytilojen merkitys hyvinvointitekijänä kiinnostaa yrityksiä uudella tavalla työn tekemisen tapojen muuttuessa.

Lehtikirjoitusten sisältö on valitettavan usein yksipuolinen avokonttori-koppikonttori vastakkainasettelu, joissa korostetaan avokonttorin huonoja puolia ja koppikonttorin ihanuutta. Soppaa hämmentää omalta osaltaan myös se, että suurin osa lehtikirjoituksista referoi tutkimustuloksia puutteellisesti, esimerkiksi New Yorkerin ja Talouselämän kirjoituksissa nostettiin esille vain tutkimustulokset avotoimiston huonoista puolista ja jätettiin kertomatta hyvät puolet. Mustavalkoinen jaottelu avotoimiston ja koppikonttorin välillä ei myöskään ole enää kovin ajankohtainen, sillä molempien suosio on hiipunut jo pitkään. Nyt on hyväksytty, että tietyt työtehtävät eivät toimi avokonttorissa. Tutkimukset ovat myös osoittaneet, että avokonttoreissa työskentelevillä keskittyminen on selkeästi heikompaa kuin omissa huoneissa. Toisaalta, ei ole enää paluuta toimistoihin, joissa kaikilla työntekijöillä on omat 20–30 m² huoneet vesipisteineen ja neuvottelupöytineen. Nykypäivän tietotyötä ei vaan tehdä enää sulkeutuneita omiin huoneisiin, joiden välillä tieto ja ideat eivät liiku.

”Mediassa esitetty avotoimistoihin kohdistuva kritiikki on täysin oikeutettu ja sen vuoksi nykyisin ei enää suunnitella perinteisiä avotoimistoja vaan monikäyttöisiä toimintalähtöisiä toimistoja – monitilatoimistoja, on todennut myös monitilatoimistoimiston käyttö- ja suunnitteluohjetta työterveyslaitoksen kanssa kehittänyt Suvi Nenonen Aalto-yliopistosta. Monitilatoimisto on tietotyön murroksen synnyttämä uusi, joustava ja muunneltava tilaratkaisu, josta löytyy sopiva työtila kulloiseenkin työtehtävään: rauhallisia työtiloja keskittymistä vaativille töille, ryhmätyötiloja ja kohtaamispaikkoja neuvotteluille ja yhteistyötilanteille. Kantavana ideana on, että monitilaympäristössä työntekijät liikkuvat tilassa työtehtävien mukaan. Hienoa monitilatoimistossa on myös, se että ne ovat paljon viihtyisämpiä ja kustannustehokkaampia toteuttaa kuin avokonttorit tai huonetoimistot.

Monitilatoimiston hienoista puolista innostuneina päätimme Newsecissä aloittaa oman toimitilaprojektin, jossa toimisimme itse käytännön testilaboratoriona ja toteuttaisimme monitilatoimiston, jossa työntekijöille ei olisi enää omia nimikoituja työpisteitä, vaan kaikki työpisteet ovat vapaasti valittavissa kulloisenkin tehtävän mukaan. Toimitilaprojektin taustalla oli myös henkilöstön tyytymättömyys silloiseen työympäristöön: Olimme kasvaneet 60 hengellä kolmen vuoden aikana, mutta tilat olivat edelleen samat kuin kolme vuotta sitten. Uudet henkilöt oli mahdutettu toimistoon tiivistämällä työpisteiden sijoittelua ja ottamalla neuvottelutiloja työpistekäyttöön. Silloinen työympäristömme oli siis ahdas avokonttori, joka oli meluisa, epäsiisti ja yksinkertaisesti epäviihtyisä. Kiinteistöalan yrityksenä koimme myös noloksi, että oma tilaratkaisumme oli niin ankea.

Meille oli tärkeää toteuttaa toimitilaprojekti oikeaoppisesti, osallistuttamalla henkilöstö projektiin. Projektin alussa teimme työympäristökyselyn, jossa kartoimme henkilöstön näkemyksiä, toiveita, ajatuksia työskentelytilasta ja työnteosta nyt ja tulevaisuudessa. Teimme tilankäytön seurantaa, jossa kartoitimme eri tilojen käyttöastetta eri päivinä ja kellonaikoina. Pidimme käyttäjäworkshopeja, jossa keskustelimme eri käyttäjäryhmien kanssa heidän työprosesseistaan, jotta varmasti ymmärrämme ja pystymme huomioimaan kaikkien käyttäjäryhmien erityispiirteet ja vaatimukset tulevaisuuden tiloille. Workshoppien tueksi tiimit valokuvasivat tyypillisimpiä työskentelytilanteita ja työympäristön ongelmakohtia muutaman päivän ajan. Näiden kuvien kautta pohdimme yhdessä millainen tulevaisuuden ratkaisu tukisi heidän työtään parhaiten. Henkilöstön ideakilpailulla pyrimme keräämään hyviä ideoita tilojen suunnitteluun ja käyttöön liittyen. Parhaimmat ideat myös toteutettiin.

Itse muutokset pyrimme toteuttamaan kohtuullisen kevyesti. Emme juurikaan koskeneet kiinteisiin rakennelmiin, vaan panostimme hyviin kalusteisiin, erilaisiin tilaratkaisuihin, akustiikan parantamiseen ja sisustuksellisen ilmeen raikastamiseen. Ehdottoman tärkeäksi nähtiin helposti säädettävät sähköpöydät niihin tiloihin, joissa omista nimikoiduista työpisteistä luovuttiin. Sisustuksessa korostimme brändivärejämme ja vanhoista kaapeista tuli kuin uusia, kun teippasimme ne brändiväreihimme. Ääniympäristöä paransimme pienentämällä isoja avotiloja lasiseinäratkaisuilla, joiden avulla pystyimme kuitenkin säilyttämään avoimen ja valoisan tunnelman. Suurin muutos liittyi monitilaelementtien lisäämiseen. Säästimme tilaa siirtymällä nimikoimattomiin työpisteisiin ja tilalle saimme useita erilaisia tiloja: tiimihuoneita, lepotiloja eli ”Lataamoja”, pikapalaveripisteitä ja kaikkein tärkeimpänä, yhteisen kohtaamispaikan ”Seurahuoneen”. Seurahuone on monikäyttöinen, lounge-tyyppinen tila, jossa voi syödä eväitä, pitää palavereita, lueskella lehtiä ja johon mahtuu koko henkilöstö perinteiselle kuukausittaiselle aamupalalle.

Paras toimitilaprojektimme onnistumisen mittari on nähdä joka päivä kuinka työntekijämme käyttävät uusittuja tilojamme hyödyntäen kaikkia monitilaympäristön tarjoamia mahdollisuuksia. Tilojen viihtyisyys ja siisteys ovat myös mukava lisä. Nimikoimattomat työpisteet ohjaavat automaattisesti siisteyteen. Kun ei ole enää omaa pöytää, mille kasata papereita ja esitteitä ei niitä tule enää haalittuakaan ”isoihin rumiin kasoihin”, jotka aikaisemmin olivat meillä ongelma, ja toimisto pysyy siistinä. Itse asiassa on aika yllättävää miten vähän tavaroita sitä tarvitseekaan tehokkaaseen työskentelyyn -Tietokone, puhelin, kynä ja vihko ovat käytännössä kaikki henkilökohtainen, mitä me olemme todenneet tarvitsemamme toimistolla. Silmin nähtävin muutosten lisäksi hyvä indikaattori onnistumisesta meille oli viimesyksyinen Great Place to Work® Instituten Suomen parhaat työpaikat  -tutkimuksen väittämä ”Organisaatiomme tilat luovat hyvän työympäristön”. Tuloksemme oli ennen projektia vuonna 2013 48 % ja nyt projektin jälkeen 82 %. Emme voi muuta kuin todeta, että työympäristöllä on todellakin väliä!

Kaikkien monitilatoimistoista tehtyjen tutkimusten, meidän oman kokemuksemme ja asiakasprojektiemme tulosten perusteelle voin lämpimästi suositella kaikkia yrityksiä ja organisaatioita miettimään omaa tilankäyttöään ja tilaratkaisuaan. Onko meillä sellainen työympäristö, jossa työntekijämme viihtyvät ja voivat hyvin? Olemmeko hyödyntäneet työtilan ja toimiston mahdollisuudet täysipainoisesti? Tukeeko työtilamme työprosessejamme optimaalisesti? Onko työtilamme tehokkaassa käytössä? Maksammeko liikaa tiloistamme? Näitä kysymyksiä kannattaa yritysten ja organisaatioiden henkilöstö-, talous- ja tila-asioista vastaavien pohtia.

Tutkimuksemme mukaan vain 3-6 % suomalaisista yrityksistä on monitilaratkaisussa, joten kehittämissarkaa kyllä riittää. Jos aihe kiinnostaa, tervetuloa tutustumaan meidän uudistettuun monitilatoimistoon, kerromme mielellämme lisää!

Anna-Liisa Sarasoja
Johtava asiantuntija
Newsec
 

Newsec on ollut vuodesta 2008 lähtien joka vuosi yksi Suomen parhaista työpaikoista yleisen sarjan listalla. Tutustu tarkemmin Newseciin täällä.